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Cabinets d'Avocats et systèmes d'information


L’informatique est une affaire sérieuse. Il est incontestable que l’équipement des Cabinets est en constante augmentation. Des questions se posent encore sur la mise en œuvre d’un système de gestion.


Les offres logicielles sont aujourd’hui fiables et assurent, sous réserve d’une méthodologie sans faille, une amélioration sensible de la productivité et de la gestion du Cabinet.

L’évolution d’un équipement, souvent limité au traitement de textes vers une solution de gestion intégrée, est un pas en avant comportant certains risques. Les conséquences d’erreurs stratégiques ou opérationnelles peuvent être dangereuses pour le Cabinet

Néanmoins, les erreurs sont généralement imputables à l’usage fait des logiciels et à l’organisation du Cabinet. Quelques règles simples tendent à limiter les risque et à faciliter l’atteinte des objectifs.

.:: Etudier ::.

Bien avant de se pencher sur l’offre du marché, il est important d’appréhender vos besoins et vos attentes. L’absence d’audit interne pourrait vous conduire vers un solution non adaptée. Les systèmes proposés, logiciels et matériels, répondent à des besoins limités et spécifiques. Attention au produit miracle qui répondrait à l’ensemble des attentes de l’ensemble des Cabinets. Vous êtes uniques …

Cet audit doit vous permettre d’établir :

• Vos attentes : mode de facturation, gestion des dossiers, gestion du temps, comptabilité clients et fournisseurs, …
• Vos compétences et celles de vos collaborateurs : formation, responsabilités, …
• Vos incompétences : maintenance du parc, gestion du projet, mise à jour, …
• L’inventaire du parc informatique : mise à niveau, changement, …

Cet état des lieux constitue le cahier des charges de la solution à choisir. Si vos besoins sont clairement exprimés, les prestataires de services et éditeurs de solutions vous apporteront une réponse précise.


.:: Choisir et investir ::.

Il n’existe aucune solution efficace qui soit économique.

Toute économie se paie comptant à court ou long terme : maintenance et évolution du parc informatique, assistance et formation, … la qualité de votre équipement est dépendante du montant de votre investissement.


Le matériel

Impossible aujourd’hui d’envisager un Cabinet sans réseau, sans accès à Internet, ou sans messagerie électronique.

Les technologie de l’information sont gourmandes en ressources, et les systèmes mis en place sont rapidement incapable de répondre à ces besoins. Un ordinateur bradé aujourd’hui, est un ordinateur dépassé demain …

Les services et options associées aux produits sont trop souvent délaissées pour des raisons financières : assistance téléphonique, contrats de maintenance, garanties sur site, mise à jour des logiciels, formation, … elles sont pourtant les assurances vies de votre équipement.

Notez d’ailleurs, que les constructeurs de premier rang vous apportent une garantie de service que vous ne trouverez pas chez un assembleur.

Enfin, il est important de considérer l’impact de l’informatique sur la motivation des troupes. L’équipement du poste de travail du collaborateur est un signe extérieur de reconnaissance. Attention donc aux jalousies …

Les logiciels / Systèmes d'informations

L’offre est aujourd’hui structurée et stabilisée par les éditeurs juridiques, Lamy et Juris-Classeur. L’implications de ces groupes dans l’informatique juridique tend à faciliter l’intégration globale de l’activité du Cabinet ( Ressources documentaires, gestion et production ).

Trois solutions sortent du lot par la qualité de leur offre, de leurs références, et de leur histoire : Ciceron, Heliaste et Polygestion-Legisoft.

Il n’existe pourtant aucune solution miracle qui saurait répondre à l’ensemble des besoins du marché. Chaque logiciel proposé présente des qualités spécifiques, et c’est à vous de définir vos priorités.

Sans jugement hâtif des logiciels cités, sachez néanmoins que :

• Heliaste est adapté aux structures inférieures à 10 collaborateurs,
• Cicéron est une solution très, parfois trop, complète,
• Polygestion est un produit stable qui devrait, enfin, subir un profond lifting.

Tous sont maintenant associés à une base documentaire plus ou moins utile, qui ne remplacera jamais votre expertise.

Préférez enfin le simple à l’abondance. En effet, la multiplication des fonctionnalités pourraient conduire à une utilisation non homogène.

Au delà du logiciel choisi, il vous appartient de définir précisément les méthodes et les process applicables par les collaborateurs. Ne laissez pas le logiciel vous imposer une exploitation non conforme aux besoins de votre structure.


.:: Communiquer ::.

La gestion des dossiers sur un système d’information est souvent mal vécue par l’ensemble des collaborateurs. L’implication massive du Cabinet dans la mise en œuvre du système choisi est le meilleur gage de réussite.

Sensibilisation et communication sont trop souvent laissés pour compte. Il est pourtant essentiel de justifier ce choix et de valoriser l’amélioration évidente en productivité pour l’ensemble des acteurs du projet que ce soit pour les :

• Les associés dans le cadre de la gestion financière du Cabinet et du suivi des dossiers,
• Les collaborateurs dans la gestion des dossiers et des recherches documentaires,
• Les assistantes dans la circulation de l’information et la productivité individuelle.

Malheureusement, les associés, premiers bénéficiaires d’une informatique efficace, sont souvent les moins impliqués dans sa mise en œuvre. Communiquez donc par l’exemplarité …


.:: Maintenir ::.

L’implication de l’informatique dans la vie du Cabinet est trop importante pour qu’il subsiste un laisser aller dans la gestion de cet investissement.

La mise en place d’une procédure et d’un système de sauvegarde doit être appliquée à l’ensemble des postes. La sauvegarde des serveurs est souvent correctement assurée, mais aucune attention n’est apportée aux postes individuels. Il est aussi important de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de sauvegarde régulièrement.

Veiller par ailleurs à conserver une copie à l’extérieur des locaux …

Par ailleurs, votre outil informatique s’altère avec le temps. La mise à jour des logiciels et du système d’exploitation est essentielle. Le développement constant des virus souligne plus encore cette nécessité.

Un système non « entretenu » est très rapidement un nid à virus … et représente un vrai risque.


.:: Evoluer ::.

La mise en œuvre réussie d’une politique informatique est synonyme d’une amélioration de la relation client et de la gestion du Cabinet. Néanmoins , il est important de rester attentif aux évolutions des systèmes d’information.

Les attentes clients évoluent avec les moyens de communications. Vous communiquez aujourd’hui par mail … demain vos documents seront signé électroniquement, et vos clients pourront consulter leur dossier sur Internet. En tous état de cause, ils le pensent …

Barbara Baldassari
Article publié dans La Lettre de l'UJA

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